Desenvolvido por David Allen, o método prega que você deve coletar todas as suas tarefas e compromissos. É igualmente necessário classificá-los por prioridade. Para isso, é importante compreender quanto tempo a atividade demanda, se você será o responsável ou se delegará para alguém e avaliar se para concluí-la basta fazer uma ação ou será necessário dividir o processo em múltiplas tarefas (constituindo dessa forma um projeto). 

Como implementar

As atividades seguem um fluxo, conforme estipulado abaixo. Antes, alguns conceitos importantes.

  • Caixa de entrada - Espaço no qual você insere tudo a ser realizado;
  • Calendário - Ações que precisam acontecer numa data específica (em alguns casos, com horário definido, como compromissos). Também entram lembretes de informações, que podem ser úteis num determinado dia (exemplo: ligar para alguém após voltar das férias); 
  • Próximas ações - Lista os afazeres que precisam ser realizados assim que possível;
  • Em espera - Área na qual citará o que foi delegado para outra pessoa;
  • Algum dia/talvez - Incubação, o estacionamento de possíveis ações futuras;
  • Projetos ativos - Todo trabalho que demanda várias ações para ser concluído;
  • Referências - Reúne material de suporte;
  • Revisão semanal - Avaliação periódica do andamento das atividades.


Fluxo de trabalho



O que será necessário: criar listas (para acompanhar projetos, ações que precisa executar e itens "algum dia/talvez") e pastas (guardar material de referência e as informações de suporte aos projetos ativos).


Caixa de entrada

É passível de ação?

  • Sim: qual a próxima ação?
  • Não: atividade segue para o "lixo", "algum dia/talvez" ou "referência".

Vai levar menos de dois minutos?

  • Sim: faça;
  • Não: delegue (transfira para outra pessoa) ou adie (entra no calendário, para ser feito em um determinado momento ou será listado em "próximas ações").


Como gerir a caixa de entrada

  • Processe primeiro o item de cima;
  • Processe um item de cada vez;
  • Jamais devolva itens para a entrada.


Como definir que ações empreender num determinado momento

  • 1 - Contexto (fatores que limitam suas opções em relação ao que você pode fazer no momento);
  • 2 - Tempo disponível;
  • 3 - Energia disponível;
  • 4 - Prioridade.

Gestão de projetos

  • 1 - Defina o objetivo e princípios;
  • 2 - Visualize o resultado;
  • 3 - Faça brainstorm;
  • 4 - Organize;
  • 5 - Identifique as ações (e responsáveis).

Dicas de aplicativos

Dicas de livros

  • "A Arte de Fazer Acontecer", de David Allen;
  • "Faça o Trabalho que Você Ama", de Marcos Rezende;
  • "A Bíblia do GTD", de David Allen;
  • "GTD em 15 Minutos", de David Allen.